Czy pandemia zmieniła podejście firm do procesów zakupowych? Co się zmieniło?

Działamy na rynku od 20 lat, byliśmy już świadkami kryzysów. Przechodziliśmy różne fazy rozwoju gospodarczego i każdorazowo obserwujemy pewne powtarzające się trendy w zachowaniach obecnych czy potencjalnych klientów. Pandemia z pewnością będzie zmieniać podejscie do transformacji cyfrowej i przyspieszać wiele decyzji orientując się się na nowoczesne narzedzia i internet. Patrząc podręcznikowo, w takie usługi jak nasze –optymalizujące procesy – powinno się inwestować na spokojnie, wtedy kiedy dysponuje się odpowiednimi środkami, najlepiej jeśli się nie działa pod presją czasu. Widzimy jednak, że kiedy rozpoczyna się szaleństwo kryzysu, np. w takim czasie jakie mamy od marca w związku z pandemią, wiele firm działa nieco zbyt impulsywnie. Częściej podejmują decyzje, które są trafne i rozwiązują bolączki ale raczej krótkoterminowo. Widzimy to też przy komunikowaniu potrzeb klientów – one są mocno tymczasowe, rozwiązujące ich problemy tu i teraz. Natomiast kiedy odnosimy się do historii, do tego, jak firmy zachowywały się w momencie, kiedy wychodziły z kryzysu, to wtedy racjonalizował się sposób patrzenia na te usługi, czy na „uzbrajanie się” w kolejne narzędzia elektroniczne. Wiele firm nagle zaczęło podejmować temat transformacji cyfrowej, a na to trzeba być bardzo dobrze przygotowanym. Teraz odnotowujemy bardzo duże zainteresowanie naszą ofertą, zarówno w obszarze usprawnień zakupów jak i poszukiwania rozwiazań w obszarze finansowym (automatyzacje rozliczeń, elektroniczna komunikacja z dostawcami). Liczba zapytań ofertowych o nasze usługi rośnie znacząco, natomiast na tempo ich konsumpcji na pewno wpływ będzie miała sytuacja pandemii w najbliższych kwartałach.

Jak to wygląda w długoterminowej perspektywie?

Widzimy, że podnosi się ranga procesów automatyzacji i digitalizacji. To są wszystko obszary, w których my jako firma jesteśmy obecni. Nasze narzędzia zakupowe umożliwiają właśnie przejście na gospodarkę w 100 proc. paperless. Przejawia się to również w konstrukcji naszej gamy produktów – oferujemy firmom przejście na narzędzia i procesy zelektronizowane. Zapewniamy im optymalizację procesów zamówieniowych, rozliczeniowych, fakturowych, zakupowych. Chodzi tu w zasadzie o cały proces – począwszy od planowania zakupów, ogłoszenia zapytań, aukcji do dostawców, ich wybór, podpisanie umowy, dokonywanie zamówień, a następnie wysyłanie tych zamówień do dostawców, wreszcie ich odbiór i wystawienie faktury – my to wszystko dajemy w jednym elektronicznym narzędziu. Potrafi ono obsługiwać więc wiele różnych zadań w organizacjach wspierając systemy ERP.

Dlaczego firmy chcą korzystać z tego typu platformy? Jakie konkretnie przynosi to korzyści?

Firmy korzystają z tego typu platform w zasadzie z dwóch głównych powodów, szybkich efektów uzyskiwania korzysci finansowych oraz automatyzacji procesów. Narzedzia jakie oferujemy znane są na rynku od ponad 20 lat. W zasadzie od początku, czyli od niemal 20 już lat dostepne są w zasadzie te same funkcjonalności. Chodzi tu więc raczej o gotowość rynku do ich konsumpcji. A ten potencjał jest, ponieważ w dalszym ciągu wiele firm nie przestawiło się na elektroniczny obieg, co również stało się bardziej widoczne w czasie pandemii. Nagły wzrost zainteresowania takimi rozwiązaniami jak podpis elektroniczny, cyfrowy obieg dokumentów, czy automatyzacja usług finansowych jest obecnie bardzo widoczny. Oprócz samej platformy, jesteśmy również bardzo zaawansowani w budowie supplier cloud – chmury dostawców, którą możemy zaoferować w zasadzie każdej firmie, proponując komunikację z dostawcami w łatwej, internetowej formie. Co więcej, w ramach tej chmury oferujemy cały szereg dodatkowych usług, takich jak e – podpis, OCR, czyli rozpoznawanie obrazu z faktur czy innych dokumentów, a także usługi finansowe.

O jakie usługi finansowe chodzi?

Jesteśmy w tej chwili, we współpracy z firmą Faktoria, w fazie wdrażania produktu umożliwiającego naszym klientom skorzystanie min z elektronicznego faktoringu. Wiele korporacji, w tym również tych spoza Polski, posiada bardzo długie terminy płatności w ramach swoich standardów korporacyjnych dla swoich dostawców, do których wysyła zamówienia o niekoniecznie wysokich wolumenach – to są czasem bardzo duże ilości zamówień niskocennych, np. o wartości od 2 tys. do 10 tys. zł, z terminami płatności np. 90 lub 120‑dniowymi. W takich przypadkach sami kupujący pytają nas, czy mamy usługę faktoringową, którą mogliby podpiąć, aby skrócić swoim dostawcom czas oczekiwania na zapłatę, tak żeby oni, spełniali wymogi korporacyjne, a ich kontrahenci, za drobną opłatą mogli już te pieniądze dostać, nawet po kilku dniach. Jeśli chodzi o podnoszenie tempa obiegu pieniądza dla firm bazujących na dużych wolumenach niskich kwot, to przyspieszenie jest tu kwestią krytyczną. Wchodzimy zatem w tej chwili w przestrzeń nowoczesnych usług, także wtedy, gdy dostawca potrzebuje finansowania.

Czy widać jakiś konkretny trend na samej platformie Marketplanet w ostatnich miesiącach?

Na pewno dobrze widoczny jest wzrost zapytań o dostęp do bazy dostawców. To ma też związek z tym, że trochę został przewartościowany dotychczasowy system współpracy z dostawcami. Organizacje szukają alternatyw, aby zwiększać poziom bezpieczeństwa. Dzięki umowom z wieloma dostawcami mają większą pewność, że zamówienia będą realizowane na czas, że zamawiane towary zostaną wyprodukowane i dostarczone w terminie. Kryzys związany z COVID podnosi niestety mocno ryzyko transakcyjne i firmy bardzo świadomie zaczęły wchodzić w procesy poszukiwania nowych źródeł dostaw. I jest to może nawet większa wartość, niż poszukiwanie maksymalnie niskiej ceny. Drugi trend to ciągłe zamienianie tych analogowych relacji między kupującymi a dostawcami na formułę elektroniczną własnie z wykorzystaniem chmury dostawców.

Na czym konkretnie polega wsparcie udzielane kupującym i dostawcom na platformie? W jaki sposób platforma łączy potrzeby i wymagania obu stron transakcji?

To zależy od skali działalności kupującego. Mamy w tej chwili grupę klientów bardzo duzych– np. Grupa Kapitałowa PGE, mBank, Orange, Grupa Tauron, NBP, Veolia – to duże struktury, które wypracowały ze swoimi dostawcami model, w którym nie ma innej metody składania ofert niż ścieżka elektroniczna. To jest bardzo ważna rzecz, która wydarzyła się na przełomie ostatnich kilku lat. Dostawcy nauczyli się sprzedawać online i to nie tylko na platformach typu Allegro, czy pojawiać się w porównywarkach cenowych. Muszą zatroszczyć się bezpośrednio o dostęp do dużych organizacji, bo te duże firmy elektronizują sobie masowo zakupy wdrażajac własne narzedzia. Oprócz tego, że przenosimy proces do strefy elektronicznej, to z tego powodu dostawca otrzymuje jeszcze cały łańcuch korzyści – dostanie zamówienie elektroniczne i w ten sam sposób ustali sposób realizacji tej transakcji, nie tylko w procesie zakupowym, ale i rozliczeniowym. Temu dużemu podmiotowi jest równocześnie znacznie łatwiej później taką e – fakturę dystrybuować czy rozliczyć. Jak wspominałem, trzeba tu pamiętać o skali – duża firma może mieć np. ponad 20 tys. aktywnych dostawców. W takim przypadku znacznie łatwiej jest im obsługiwać te wszystkie procesy w jednym kanale elektronicznym, a później rozesłać np. 40 tys. zamówień miesiecznie i otrzymać taką samą liczbę faktur. Z kolei dla małych kupujących wartością jest dostęp do znaczącej liczby dostawców i możliwość negocjowania cen, dzięki czemu zakupy robią taniej i efektywniej.

Jakiego typu rozwiązania IT zyskują w tym obszarze na popularności? Czy widać jakiś wyraźny trend?

Z perspektywy 20 lat technologia stała się dość powszechna i łatwo dostępna. Nasze doświadczenia z klientami i z produktem pokazują, że najistotniejsza jest potrzeba klienta i odpowiadanie na nią. Ważna jest wizja tego co klient chce dzięki tym narzedziom osiągnąć. Technologia musi być skalowalna, tak żebyśmy uruchamiajac nasze produkty mogli skalować je, jeśli chodzi o liczbę uzytkowników, transakcji, dostawców. Co niezmiernie istotne, technologia musi być bezpieczna, ponieważ w procesach planistycznych, przetargowych i transakcyjnych pracujemy z poufnymi danymi klienta. W przypadku wątku technologicznego ogromnie wazny jest interfejs uzytkownika i oczywiście możliwość pracy na urzadzeniach mobilnych.

A jak będzie wyglądał dalszy rozwój spółki?

W obszarze klientów największych, których nazwy już przytaczałem nadal będziemy pomagać optymalizować procesy, dostarczać nowe moduły, aplikacje itp. Dysponujemy dziś bardzo zaawansowanym oprogramowaniem do wsparcia procesów P2P (purchase to pay). Konsekwentnie dążylismy do pokrycia całego procesu P2P narzedziami elektronicznymi. Natomiast największe zmiany w strategii spółki polegają na przenoszeniu oferty produktowej do chmury. Przeszliśmy już transformację całej organizacji z modelu projektowego na produktowy w formule abonamentowej. Stworzyliśmy „customer journey” charakterystyczne dla naszych klientów oraz dla naszych produktów. Oferta chmurowa sprzedawana jest właśnie w abonamencie i pod to ustawiliśmy wszystkie mechanizmy związane z nowoczesnym marketingiem i rozwiązaniami wspierajacymi sprzedaż, np.systemy CRM i call center. Bardzo ważne miejsce w naszej strategii zajmuje kwestia rozbudowy supplier cloud – czyli przestrzeni w której mamy ok. 70 tys. firm, aktywnie współpracujących każdego dnia z naszymi kupującymi. Pozwala nam to, w oparciu o API, w łatwy sposób dokładać usługi zewnętrze, jak wspomniany już OCR, usługi finansowe, czy e‑podpis.

Jak istotną cześć biznesu spółki stanowią zamówienia publiczne? Na czym polega charakterystyka tego segmentu Waszej działalności?

Obszar zamówień publicznych jest dla nas bardzo istotny. Wszelkie analizy wskazują, że na tym właśnie rynku ulokowany jest bardzo duży wolumen pieniędzy (wartość zamówień udzielonych w 2019 roku w oparciu o przepisy ustawy wyniosla w Polsce 198 mld zł) Tak jest praktycznie w każdym kraju na świecie, że zamówienia publiczne stanowią istotną wartość rynku zakupów. Na rynku zamówień publicznych działamy od samego początku, oferując nowoczesne rozwiązania wspierające postępowania przetargowe. Również w tym obszarze postawiliśmy na nasze narzędzie w chmurze i mamy już tam ok. 1000 podmiotów w niespełna 1,5 roku, a wciąż obserwujemy przyrost bazy klientów.